Wat betekent het UBO-register voor u?
U heeft de afkorting UBO de laatste tijd wellicht vaak gezien, maar waar gaat dit nu over en waarom is dit belangrijk voor u en uw organisatie?
UBO staat voor het Engelse Ultimate Beneficial Owner, oftewel de uiteindelijke begunstigde. Deze uiteindelijke begunstigden moeten in een apart register worden opgenomen. Zo'n register is nodig in de strijd tegen het witwassen van geld en het financieren van terrorisme. Het UBO-register wordt centraal beheerd door de FOD Financiën. De modaliteiten van dit register zijn op 14 augustus 2018 gepubliceerd in een Koninklijk Besluit, dat al in werking treedt op 31 oktober 2018.
1. Wie moet informatie verstrekken aan het Belgische UBO-register?
Alle in België opgerichte vennootschappen, verenigingen zonder winstoogmerk en juridische constructies die vergelijkbaar zijn met trusts moeten de verplichtingen met betrekking tot het UBO-register naleven. Entiteiten met hoofdzetel in een andere EU-lidstaat, dienen de informatie te melden bij het UBO-register van het desbetreffende land.2. Wie zijn de uiteindelijke begunstigden?
De wet somt verschillende categorieën van uiteindelijke begunstigden op volgens de juridische entiteit waaraan ze verbonden zijn.Bij vennootschappen:
- De mensen met 25 procent van de stemrechten en/of eigendomsbelang.
- De mensen die via andere middelen zeggenschap hebben over de vennootschap (het aanduiden van leden van het management, administratieve of toezichthoudende organen, het beschikken over een vetorecht, en dergelijke).
- De mensen die tot het leidinggevend personeel behoren, zoals bijvoorbeeld de CEO, CFO, COO, CIO... Deze laatste categorie mag enkel worden ingeroepen wanneer niemand van de twee bovenstaande categorieën is geïdentificeerd, of wanneer er twijfel bestaat over de uiteindelijke begunstigden.
Bij (internationale) vzw’s en stichtingen:
- de leden van de raad van bestuur;
- de mensen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen;
- de mensen belast met het dagelijks bestuur van de (internationale) vereniging of stichting;
- stichters van een stichting;
- de mensen in wier hoofdzakelijk belang de (internationale) vereniging zonder winstoogmerk of stichting werd opgericht of werkzaam is;
- elke andere persoon die via andere middelen zeggenschap uitoefent.
Bij trusts, fiducieën en andere vergelijkbare juridische constructies:
- de oprichter;
- de fiduciebeheerder(s) of trustee(s);
- de eventuele protector;
- de begunstigden, of de personen in wier hoofdzakelijk belang de fiducie of de trust werd opgericht of werkzaam is;
- elke andere persoon die via andere middelen zeggenschap uitoefent.
3. Welke informatie over de uiteindelijke begunstigden moet aan het register worden meegedeeld?
Alle vennootschappen, verenigingen, stichtingen, trustees of fiduciebeheerders, delen aan het register de volgende informatie over elk van hun uiteindelijke begunstigden mee:de naam en eerste voornaam;
- de geboortedatum;
- de nationaliteit;
- het land van verblijf;
- het volledige verblijfsadres;
- de datum waarop men uiteindelijke begunstigde is geworden;
- het rijksregisternummer, of nummer van de Kruispuntbank van sociale zekerheid, en waar van toepassing elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar hij/zij verblijft of waarvan hij/zij onderdaan is;
- in het geval van een vennootschap, of het om rechtstreekse of onrechtstreekse uiteindelijke begunstigden gaat. Indien het om een onrechtstreekse begunstigde gaat, het aantal tussenpersonen, en voor elk van hen, de volledige identificatiegegevens, met minstens de naam, de oprichtingsdatum, de handelsnaam, de rechtsvorm, het adres van de maatschappelijke zetel en het ondernemingsnummer;
- in het geval van een vennootschap, de omvang van het uiteindelijke belang in de vennootschap.
4. Wie moet de informatie meedelen aan het UBO-register en wanneer?
De leden van het bestuursorgaan van de vennootschap of een vereniging, de trustees of fiduciebeheerders zijn verantwoordelijk voor de indiening van bovenstaande informatie bij het UBO-register.De mededeling aan het register moet gebeuren binnen de maand, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de informatie betreffende de uiteindelijke begunstigde bekend of gewijzigd is. Aangezien het Koninklijk Besluit in werking treedt op 31 oktober 2018, hebben de bestuurders tot 30 november 2018 om alle bekende informatie over de uiteindelijke begunstigden van de vennootschap te registreren. De website van het FOD Financiën meldt echter in een FAQ dat de informatieplichtigen hiervoor tijd krijgen tot 31 maart 2019.
De FOD Financiën heeft bovendien een applicatie online gezet waarmee de uiteindelijke begunstigden kunnen worden geregistreerd. Daarvoor dient u zich aan te melden bij het MyMinFinPro-portaal of via de website www.finances.belgium.be (tabblad e-diensten, UBO-register). Het is van uiterst belang dat de informatieplichtige beschikt over de bewijsstukken waarmee hij kan bewijzen dat de overgemaakte informatie correct is.
5. Welke sancties kunnen worden opgelegd?
Indien de bestuurders, trustees of fiduciebeheerders er niet in slagen om (tijdig) alle informatie over de uiteindelijke begunstigden aan het register mee te delen, of indien ze onvolledige of onjuiste informatie meedelen, kunnen ze gestraft worden met een administratieve boete van 50 tot 5.000 euro.6. Wie heeft toegang tot het UBO-register?
De gegevens van het register zijn toegankelijk voor “de bevoegde autoriteiten”, zoals de politiediensten, de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI) en alle overige overheidsinstanties die instaan voor de strijd tegen het witwassen van geld, de financiering van het terrorisme of daarmee verband houdende basisdelicten.Ook personen die onderworpen zijn aan de Witwaswet en in het kader van hun beroepsuitoefening moeten nagaan of ze met criminelen te maken hebben, zoals advocaten, notarissen, vastgoedmakelaars of accountants, hebben toegang tot het register.
Daarnaast is het register, voor wat betreft de vennootschappen, ook toegankelijk voor elke burger, en dit zonder motivatie. Deze raadpleging wordt wel beperkt tot bepaalde gegevens.
De informatieplichtigen en de uiteindelijk begunstigden worden niet geïnformeerd over raadplegingen van het UBO-register.
7. Besluit: stip 31 maart 2019 aan in uw agenda
Gezien het bedrag van de geldboete, is het van cruciaal belang om tijdig de juiste gegevens over de juiste personen te verzamelen en te (laten) registreren in het UBO-register.Het is ook belangrijk dat u en/of uw organisatie procedures uitwerkt voor de wijziging van de gegevens van de uiteindelijk begunstigden die telkens binnen de maand moeten overgemaakt worden aan het UBO-register. Datzelfde geldt voor voor de manier waarop de bewijsstukken worden verzameld en bijgehouden.