Vijf tips om tijdens de zomerperiode je kantoororganisatie op orde te brengen

Documenten archiveren en beheren

Tijdens drukke werkdagen heb je niet altijd tijd of zin om documenten te archiveren en te beheren. Denk hierbij aan het sorteren, labelen en opbergen van papieren documenten en het organiseren van elektronische bestanden op pc’s of in het documentbeheersysteem van je kantoor. Een ideale taak om tijdens de zomer aan te pakken, zodat je de komende maanden kostbare tijd wint als je informatie moet opzoeken.

Interne processen evalueren

Hoe efficiënt lopen de workflows in je kantoor? Waar zie je nog mogelijkheden voor digitalisering en automatisering? Zijn er bepaalde communicatie- en samenwerkingsprocessen met collega’s en klanten die je wil bijsturen? De zomer is een uitstekende tijd om die interne processen grondig onder de loep te nemen.

Investeren in persoonlijke ontwikkeling

Tijdens het drukke seizoen – met de aangifteperiodes als piekmomenten – schiet het bijschaven van inhoudelijke kennis en persoonlijke vaardigheden er vaak bij in. Nochtans moet je als cijferberoeper blijven investeren in persoonlijke ontwikkeling. Heel wat beroepsfederaties en opleidingsinstituten stellen ‘summer seminars’ voor: seminaries en trainingen die tijdens de kalmere vakantieperiode op de agenda staan. Deze sessies vinden vaak op een zomerse locatie plaats, in een ontspannen sfeer. Of waarom geen webinars volgen vanuit je luie zetel?

Klanten en leveranciers analyseren

Ook een grondige analyse van je klanten- en leveranciersbestand is een nuttige oefening. Hoe zit het met de winstgevendheid en betalingsgeschiedenis per klant? Hoe scoren je leveranciers op het vlak van kwaliteit en service? Zijn er specifieke partijen die je proactief wil contacteren om hun tevredenheid te meten? Het in kaart brengen van deze elementen zorgt ongetwijfeld voor nieuwe commerciële kansen en duurzame relaties.

Communicatiestrategie screenen

Het onder de loep nemen van interne en externe communicatiekanalen kan je kantoor heel wat winst opleveren. Is je website nog up-to-date? Welke resultaten leverden socialemediacampagnes dit jaar al op? Hoe hoog scoort je kantoor op Google? Staat de interne communicatie tussen collega’s op punt? Deze en andere vragen zijn zeker de moeite waard om te onderzoeken!

Door (enkele van) deze taken uit te voeren, maak je van de zomer een nuttige periode om in te zoomen op specifieke actiepunten en je kantoor klaar te stomen voor een nieuw seizoen.
Maar vergeet vooral niet te genieten van wat welverdiende rust en ontspanning. We wensen jou en eventuele medewerkers een heerlijke vakantie toe!