Verplichte tijdsregistratie vanaf 2027: wat betekent dat concreet voor jouw onderneming?
Voor veel kmo’s is dat een ingrijpende verandering. Waar vandaag vaak wordt gewerkt op basis van vertrouwen en flexibiliteit, komt er straks een wettelijke plicht om arbeidstijd objectief vast te leggen. Wat houdt die verplichting precies in, waarom komt ze er en hoe bereid je je er als ondernemer best op voor?
Waarom deze verplichting er komt
De oorsprong van de maatregel ligt op Europees niveau. Het Europees Hof van Justitie oordeelde enkele jaren geleden dat regels rond maximale arbeidsduur en rusttijden enkel afdwingbaar zijn als de gepresteerde arbeidstijd correct wordt geregistreerd. Zonder betrouwbare registratie is controle immers onmogelijk. Recente rechtspraak heeft die visie nog versterkt, waardoor lidstaten – waaronder ook België – verplicht zijn om hun wetgeving aan te passen.
Tot nu toe kende ons land enkel gerichte verplichtingen, bijvoorbeeld voor deeltijdse arbeid of specifieke uurroosters. Een algemene registratieplicht voor alle werknemers bestond niet. Dat verandert vanaf 2027: elke onderneming zal moeten kunnen aantonen wanneer werknemers beginnen en stoppen met werken.
Terugkeer naar de prikklok?
Het antwoord op deze vraag is duidelijk: neen! Belangrijk om weten is dat de wetgever geen vast systeem oplegt. De klassieke prikklok is dus niet verplicht. Ook digitale oplossingen, mobiele apps, badge- of softwaresystemen komen in aanmerking, zolang ze betrouwbaar, objectief en toegankelijk zijn. Zelfs een vorm van retroactieve registratie kan volstaan, op voorwaarde dat misbruik wordt vermeden.
Die flexibiliteit is geen toeval. Ze moet vermijden dat de nieuwe verplichting haaks komt te staan op eerdere hervormingen die net meer autonomie mogelijk maakten, zoals glijdende werkuren, thuiswerk en projectmatig werken.
Flexibiliteit versus controle: een spanningsveld
Toch voelen veel ondernemers zich ongerust. De voorbije jaren werd sterk ingezet op wendbaarheid: minder vaste uurroosters, soepelere regels rond arbeidstijd en meer vrijheid voor werknemer en werkgever. Verplichte registratie lijkt dat opnieuw in een (te?) strak formeel kader te gieten.
In de praktijk hoeft deze maatregel echter geen stap achteruit te zijn. Een goed gekozen registratiesysteem kan net zorgen voor duidelijkheid en rust. Het voorkomt discussies over overuren, maakt werkdruk zichtbaarder en biedt juridische bescherming bij controles of conflicten. Voor sommige kmo’s kan het zelfs leiden tot efficiëntere planning en een transparantere loonadministratie.
Waarom nu al in actie schieten?
Hoewel de exacte wetgeving nog in voorbereiding is, is afwachten geen goed idee. Tijdsregistratie heeft immers niet alleen raakvlakken met technologie, maar ook met de bedrijfscultuur en interne afspraken binnen jouw organisatie. Zeker in een werkomgeving met veel thuiswerk of flexibele uren is een doordachte aanpak cruciaal. Wie te laat begint, riskeert een haastige invoering die op weerstand stuit.
7 praktische tips om je voor te bereiden
- Analyseer hoe arbeidstijd vandaag wordt opgevolgd: veel kmo’s registreren al gedeeltelijk, vaak zonder het zo te noemen. Breng bestaande praktijken in kaart.
- Breng functies met verhoogd risico in beeld: denk aan rollen met veel autonomie, variabele uren of projectwerk.
- Kies technologie die past bij jouw organisatie: gebruiksvriendelijkheid is minstens zo belangrijk als functionaliteit.
- Zorg voor duidelijke interne afspraken: leg vast hoe om te gaan met thuiswerk, pauzes, overuren en bereikbaarheid.
- Betrek leidinggevenden tijdig: zij spelen een sleutelrol in de dagelijkse toepassing en opvolging.
- Communiceer transparant met jouw werknemers: maak duidelijk dat registratie geen wantrouwen impliceert, maar rechtszekerheid biedt.
- Test en stuur bij vóór 2027: een proefperiode laat toe kinderziektes weg te werken zonder tijdsdruk.