Verblijfskosten in België: fiscaal aftrekbaar bedrag
Als een werknemer kosten maakt in opdracht van, of ten voordele van zijn werkgever, dan zal de werkgever die kosten in principe terugbetalen. Dergelijke kosten eigen aan de werkgever zijn niet belastbaar in hoofde van de werknemer en zijn gewoon aftrekbaar in hoofde van de werkgever. In principe moet de werknemer de echtheid en het bedrag van de uitgave bewijzen. Maar er zijn uitzonderingen.
Kosten eigen aan de werkgever
Als een werknemer kosten voorschiet voor zijn werkgever, zal de fiscus de
terugbetaling ervan niet beschouwen als loon.
De werkgever die een dergelijke terugbetaling doet, moet in staat zijn aan te tonen dat de vergoeding kosten betreft die eigen zijn aan hem, als werkgever, en dat de kosten ook echt werden besteed (de werknemer moet een betalingsbewijs aan de werkgever voorleggen).
Als de werkgever kosten zou terugbetalen die helemaal niet gemaakt zijn, of
als hij méér zou terugbetalen dan de werkelijke uitgave, dan zal de vergoeding
wél beschouwd worden als loon, waarop belastingen verschuldigd zijn.
Forfaitair
Om te vermijden dat de bewijsvoering tot administratieve overlast zou leiden,
wordt er zowel op het vlak van de fiscaliteit, als op dat van de sociale
zekerheid, gebruik gemaakt van forfaits. Het grote voordeel van een forfait is
dat niet meer moet aangetoond worden dat de vergoeding overeenkomt met de
uitgave. Er zijn tal van voorbeelden van forfaitaire vergoedingen. Denken we
maar aan de vergoedingen voor de carwash, parking en tolgeld, de kantoorkosten
thuis, de representatiekosten,
Voor dergelijke vergoedingen worden meestal
rulings afgesloten.
Andere vergoedingen, zoals de verblijfskosten, worden door de fiscus via
circulaire gecommuniceerd. Eind mei publiceerde de belastingadministratie in één
circulaire de bedragen die gelden voor de periode van 1 februari 2022 tot 30
maart 2022 én voor de periode vanaf 1 april 2022 :
Van 1 januari 2022 tot en met 30 maart 2022:
dagelijkse forfaitaire vergoeding (ook bekend als maaltijdkosten) : 18,11
euro/dag;
maandelijkse forfaitaire vergoeding (maximaal 16 keer) : 18,11 euro/dag; en
aanvullende dagvergoeding voor huisvesting (hotel): 135,85 euro/nacht.
Vanaf 1 april 2022:
dagelijkse forfaitaire vergoeding (ook bekend als maaltijdkosten) : 18,47
euro/dag;
maandelijkse forfaitaire vergoeding (maximaal 16 keer) : 18,47 euro/dag; en
aanvullende dagvergoeding voor huisvesting (hotel): 138,57 euro/nacht.
Sociale zekerheid
Opgelet: de forfaits zoals die door de fiscus worden bepaald, staan op zich los van de forfaits die van toepassing zijn inzake sociale zekerheid. De RSZ-administratie beschouwt de vergoedingen voor verblijfskosten niet als loon als ze niet hoger zijn dan:
10 euro/dag voor baankosten (wegens het feit dat er geen sanitaire voorzieningen
zijn);
7 euro/dag voor maaltijden; en
35 euro/dag indien het personeelslid moet overnachten.
Deze bedragen werden al geruime tijd niet meer aangepast. Ze gelden bovendien
alleen voor niet-sedentair personeel.