Tijdelijke optionele regeling voor algemene vergaderingen door COVID-19
Verschillende opties
organisatie van een AV op afstand volgens het volmachtenbesluit
organisatie van een AV op afstand volgens artikel 7:137 WVV, ook zonder statutaire machtiging daartoe
uitstel van een AV.
Voor wie?
alle vennootschappen, verenigingen en rechtspersonen die beheerst worden door het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en zijn voorgangers
de rechtspersonen met een orgaan van bestuur of een algemene vergadering die hun bestaan danken aan een bijzondere wet of bijzonder reglement.
Bestuur laat vergadering doorgaan op afstand
Het bestuursorgaan van een vennootschap of vereniging kan beslissen dat de algemene vergadering tóch zal doorgaan, maar dat de leden alleen vooraf mogen stemmen op afstand of via volmacht. Ook al laten de wet en de statuten dat niet toe. De stem- en volmachtendocumenten mogen dan met alle mogelijke middelen bezorgd worden: per e-mail, via scan of via fotokopie. Het bestuur kan daarvoor een termijn opleggen.
Het bestuursorgaan mag zelf één of enkele volmachthouders aanwijzen, zodat de eigenlijke vergadering in beperkte kring kan doorgaan.
Het bestuur kan ook de fysieke aanwezigheid op de vergadering verbieden als de anti-coronamaatregelen niet nageleefd kunnen worden. Al zijn er hier uitzonderingen, bv. voor de commissaris, de volmachthouder of de notaris indien er een authentieke akte moet worden opgesteld.
Het bestuur kan bepalen dat op de vergadering alleen schriftelijke vragen mogen worden gesteld, dat de schriftelijke vragen vooraf moeten worden ingediend, dat de bestuursleden die vragen alleen schriftelijk zullen beantwoorden, enz.
Bijeenroepingen die al verstuurd of bekendgemaakt zijn, kunnen gewijzigd worden zonder dat de bijeenroepings- of deelnemingsformaliteiten moeten herbegonnen worden.
Bestuursraden kunnen ook schriftelijk gehouden worden (unanimiteit nodig) of via elektronische communicatiemiddelen die bijvoorbeeld teleconferencing mogelijk maken (met gewone meerderheid), zelfs als de statuten dat verbieden.
Bestuur kiest voor uitstel van vergadering
De algemene vergadering uitstellen is een andere optie, zelfs als de algemene vergadering al werd bijeengeroepen. Genoteerde vennootschappen moeten dit uitstel aankondigen op hun website en via een persbericht. De andere vennootschappen 'via het meest geëigende middel in het licht van de omstandigheden'. Bijvoorbeeld via de website, via e-mail, of als men niet over een e-mailadres beschikt via de post.
In de huidige stand van zaken kunnen vennootschappen waarvan het boekjaar loopt van 1 januari tot 31 december hun jaarlijkse algemene vergadering - ongeacht de datum die in de statuten staat - uitstellen met maximaal tien weken bovenop de periode van zes maanden die in het WVV is voorzien, d.w.z. tot uiterlijk 8 september 2020.
De uitgestelde vergadering wordt behandeld als een nieuwe vergadering op het vlak van bijeenroeping, melding van deelneming, volmachten, stemming per brief en andere modaliteiten.
Vergaderingen die bijeengeroepen werden omdat het nettoactief negatief dreigt te worden of negatief geworden is, en vergaderingen die bijeengeroepen worden op vraag van de commissaris of een groep van aandeelhouders of leden, kunnen in de regel niet uitgesteld worden.