Peppol verplicht vanaf 2026: met welke mogelijke valkuilen moet je rekening houden?

Voor veel kmo-bedrijfsleiders betekent dit meer dan een nieuwe verplichting: het is een fundamentele wijziging van de manier waarop facturen worden verzonden, ontvangen en opgevolgd. Geen pdf’s meer in de mailbox, geen papieren documenten en geen losse Excelbestanden. Wie Peppol louter als een technische formaliteit beschouwt, onderschat de impact op de dagelijkse werking.

Wees alert voor “onzichtbare” facturen

Peppol zorgt voor een gestandaardiseerde en veilige uitwisseling van facturen tussen softwaresystemen. Dat verhoogt de kwaliteit van data en vermindert manuele input, maar het betekent ook dat facturen niet langer “zichtbaar” binnenkomen zoals vroeger. Ze verschijnen rechtstreeks in een applicatie. Voor ondernemingen die niet goed weten waar ze moeten kijken, kan dat leiden tot onzekerheid en gemiste betalingen. Zeker in de eerste maanden na de invoering is een strakkere opvolging van openstaande facturen geen overbodige luxe.

Vermijd onvindbare facturen en laattijdige betalingen

Een van de meest voorkomende risico’s is het gevoel dat facturen verdwijnen. Niet omdat ze niet verzonden zijn, maar omdat ze in een nieuw systeem terechtkomen. Wanneer klanten niet merken dat er een nieuwe factuur klaarstaat, blijft betaling uit.

In november en december 2025 analyseerd de softwareontwikkelaar Teamleader het betaalgedrag van bijna 750.000 uitgaande facturen, waarvan circa een kwart via Peppol werd verstuurd. Opvallend was dat e-facturen trager betaald werden dan facturen via e-mail, zonder duidelijk verschil tussen grotere of kleinere bedrijven. Concreet: in december 2025 werden niet-Peppol-facturen volgens de mediaan na 10 dagen betaald, terwijl e-facturen via Peppol een mediaan van 14 dagen haalden. In november werden Peppol-facturen gemiddeld zelfs pas na 20 dagen vereffend.

Dat probleem is vooral organisatorisch. Ondernemers moeten weten welke tool ze gebruiken, waar meldingen verschijnen en wie verantwoordelijk is voor opvolging. Duidelijke interne afspraken en een korte check na de eerste Peppol-transacties kunnen veel frustratie voorkomen.

Maak komaf met oude gewoontes

In de overgangsfase blijven veel bedrijven vasthouden aan vertrouwde routines. Uit voorzorg sturen ze een Peppol-factuur ook nog per e-mail of als pdf. Dat lijkt veilig, maar veroorzaakt net het tegenovergestelde effect: dubbele documenten, extra controles en een grotere foutenkans in de boekhouding. Zodra Peppol actief is, volstaat één kanaal. Meer communicatiekanalen betekenen niet meer zekerheid, wel meer complexiteit.

Geen volledige automatisering

Een andere valkuil is de verwachting dat Peppol het volledige boekhoudproces automatisch regelt. Hoewel de data gestructureerd binnenkomen, blijven controles, goedkeuringen en inhoudelijke beslissingen noodzakelijk. Een elektronische factuur betekent ook geen automatische goedkeuring of betaling. Ondernemingen behouden het recht om facturen te betwisten, en betalingen verlopen nog steeds via de gebruikelijke kanalen. Stel dus realistische verwachtingen, om op die manier teleurstellingen te vermijden.

Bouw zekerheid in over verzending en ontvangst

Veel kmo’s gaan ervan uit dat ze “wel op Peppol zitten”, zonder precies te weten of hun registratie volledig actief is. Ook de status van verzonden facturen is niet altijd duidelijk. Is de factuur effectief verstuurd? Is ze ontvangen? Die onzekerheid kan leiden tot stress en betalingsachterstanden. Transparantie over de status van facturen en ontvangstbevestigingen is daarom een basisvoorwaarde bij de keuze van software.

Meer tools, meer complexiteit

Peppol vereenvoudigt de uitwisseling van facturen, maar lost de versnippering van software niet op. Integendeel: kmo’s werken vaak met meerdere toepassingen voor facturatie, boekhouding, betalingen en rapportering. Zonder overzicht dreigt inefficiëntie. Voor bedrijfsleiders is het belangrijk om keuzes te maken die schaalbaar zijn en die samenwerking met externe partners, zoals de accountant, eenvoudig houden.

Administratieve impact van facturatiefouten

Correcties verlopen in een Peppol-omgeving strikt via creditnota’s. Een foutieve factuur kan niet zomaar vervangen worden. Dat verhoogt de administratieve impact van fouten, zeker wanneer ook de correcties niet correct zijn. Heldere facturatieprocessen en extra controles aan de bron zijn daarom belangrijker dan ooit. Hoe minder fouten vooraf, des te minder herstelwerk achteraf.