Klokkenluiders: interne procedure en meldkanaal verplicht
Op 15 februari 2023 trad een nieuwe regeling in werking die ondernemingen met meer dan 50 werknemers verplicht om een procedure, meldkanaal en opvolging in te richten waarmee werknemers bepaalde inbreuken op (Europese) regelgeving in een professionele context kunnen melden. Wat houdt deze regeling precies in?
Voor bedrijven uit de financiële sector voorziet de financiële regelgeving vandaag al een verplichting om een intern meldingskanaal te voorzien.
De EU wou dit principe echter ook uitbreiden naar andere sectoren, waarbij melders van (voornamelijk Europese) regelgeving bescherming zouden kunnen genieten wanneer zij bij hun werkgever of opdrachtgever een inbreuk melden op deze regelgeving.
Nieuwe wet van kracht sinds 15 februari 2023
Via de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector, voldoet ook de Belgische regelgeving aan deze verplichtingen. Dit betekent concreet dat deze nieuwe klokkenluiderswet in België op 15 februari 2023 van kracht werd voor ondernemingen met meer dan 250 werknemers.
Ondernemingen met 50 tot 249 werknemers hebben tot 17 december 2023 om hun verplichtingen in verband met de procedures, meldkanaal en opvolging na te komen.
Via welke kanalen kan een klokkenluider een inbreuk melden?
Wanneer een klokkenluider schriftelijk of mondeling informatie communiceert over een inbreuk binnen de onderneming die hem tewerkstelt, is er sprake van een interne melding. Om dit mogelijk te maken, moet uw onderneming een meldkanaal inrichten. Dit kan een digitale tool zijn, maar evengoed een e-mailadres of telefoonnummer. Het opzetten van dit intern meldkanaal moet u doen in overleg met de sociale partners in uw organisatie.
Een klokkenluider kan ook kiezen voor een externe melding (aan de bevoegde overheidsinstanties) of voor het openbaar maken via een blog of journalist. Dit kan gebeuren wanneer de melder oordeelt dat zijn interne melding niet voldoende wordt opgevolgd of wanneer hij geen vertrouwen heeft in het interne meldkanaal.
Over welke domeinen kan een melding gebeuren?
Volgens de wet van 28 november 2022 geniet een klokkenluider pas bescherming als hij een melding doet over een van de volgende inbreuken:
overheidsopdrachten
financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismebestrijding
productveiligheid en -conformiteit
veiligheid van het vervoer
bescherming van het milieu
stralingsbescherming en nucleaire veiligheid
veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn
volksgezondheid
consumentenbescherming
bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van network- en informatiesystemen
bestrijding van belastingfraude
sociale fraudebestrijding
Bij melding over inbreuken in andere domeinen geldt dus geen bescherming.
Hoe pakt u dit in de praktijk aan?
Voor u een meldkanaal invoert, moet u de sociale partners raadplegen. Vervolgens hebt u twee opties om dit kanaal te voorzien: ofwel intern, via de aanstelling van een onpartijdige meldingsbeheerder, ofwel extern, door de oprichting en het beheer van het kanaal toe te vertrouwen aan een derde. In beide gevallen blijft uw onderneming de eindverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.
Als bedrijfsleider kunt u trouwens zelf beslissen of u andere klokkenluiders dan louter uw werknemers toegang wil verlenen tot een intern meldkanaal. Denk bijvoorbeeld aan zelfstandigen, aannemers of voormalige werknemers.