Hoe voorkom je digitale factuurfraude in jouw onderneming?
Bij factuurfraude onderscheppen criminelen een echte factuur – vaak uit een brievenbus –, wijzigen het rekeningnummer en sturen de aangepaste versie naar de klant. Wanneer de klant betaalt, komt het bedrag bij de oplichter terecht. Met de opkomst van digitale fraude - met het binnendringen in mailboxen of informatiesystemen - wordt het gevaar alleen maar groter.
De FOD Economie in ons land ontvangt jaarlijks honderden meldingen van dit type fraude. Ondernemingen zijn daarbij vaak het doelwit, vanwege de hogere bedragen op facturen. Als slachtoffer kun je het bedrag niet zomaar recupereren. Vaak merkt men de fraude pas op bij ontvangst van een betalingsherinnering, wanneer het geld al is doorgesluisd via zogenaamde geldezels.
Bankenfederatie Febelfin adviseert een aantal preventieve stappen om bedrijven (en consumenten) te beschermen. Allereerst is het raadzaam om het rekeningnummer op de factuur te vergelijken met eerdere gegevens, zoals die op de bestelbon of de officiële website van de leverancier. Let daarnaast op waarschuwingen zoals “gewijzigd rekeningnummer” en wees voorzichtig bij facturen die plotseling een nieuw rekeningnummer vermelden. Bij twijfel kan een telefoontje naar de leverancier verheldering bieden. Controleer bovendien het e-mailadres van de afzender zorgvuldig om er zeker van te zijn dat de factuur van de juiste bron komt.
Om het risico verder te verkleinen, werken Belgische banken aan een IBAN-naamcontrole die vanaf 9 oktober 2025 verplicht wordt in de eurozone. Deze controle waarschuwt klanten wanneer de naam en het rekeningnummer van de begunstigde niet overeenstemmen, maar de uiteindelijke beslissing blijft bij de klant.
Extra tips om factuurfraude te voorkomen
Naast deze basisadviezen zijn er enkele aanvullende maatregelen die je als ondernemer of bedrijfsmedewerker kunt nemen om digitale factuurfraude te voorkomen:
- Stel een dubbele goedkeuringsprocedure in: laat betalingen boven een bepaalde drempelwaarde door twee personen goedkeuren. Dit maakt het moeilijker voor frauduleuze betalingen om door te glippen.
- Gebruik beveiligde communicatiekanalen: voer gevoelige communicatie over facturen en bankgegevens bij voorkeur via een beveiligd systeem in plaats van reguliere e-mail, dat kwetsbaar is voor phishing.
- Installeer sterke IT-beveiliging: zorg voor beveiligingssoftware die aanvallen op e-mailaccounts voorkomt en detecteert. Regelmatige updates en beveiligingstrainingen voor medewerkers versterken de digitale veiligheid.