Boeking van vergoedingen wegens betalingsachterstand
Er zijn allerlei situaties mogelijk.
Bij een B2C-situatie moet u kijken naar
artikel 5:240 van het Burgerlijk Wetboek, dat bepaalt dat een
betalingsachterstand moet worden vergoed via verwijlinteresten tegen de
wettelijke rentevoet. De interesten zijn verschuldigd vanaf de dag van de
aanmaning tot betaling. De partijen kunnen in beperkte mate van die regeling
afwijken.
In een B2B-relatie worden de regels inzake de verwijlinteresten echter bepaald
door de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de
betalingsachterstand bij handelstransacties. Als niets anders overeengekomen
werd, bedraagt de betalingstermijn voor facturen 30 kalenderdagen. Deze termijn
kan tussen de partijen verlengd worden, maar kan niet langer zijn dan 60
kalenderdagen.
Als er niet tijdig betaald wordt, begint er van rechtswege en zonder
ingebrekestelling een interest te lopen. Die wordt gerekend vanaf de dag na
het verstrijken van de betalingstermijn.
Ten slotte komt het ook voor dat er, naast een interest, nog een forfaitaire
vergoeding voor invorderingskosten en andere bedragen verschuldigd is. Een
dergelijk schadebeding is perfect legaal.
Verwijlinteresten en andere kosten
De schuldenaar stelt zich misschien de vraag of verwijlinteresten wel 'zeker en vaststaand' zijn. Maar de wet van 2 augustus 2002 op de betalingsachterstand in handelstransacties voerde een automatisme in, waardoor een interest van rechtswege verschuldigd is zodra de betalingstermijn verstreken is. Daaruit vloeit volgens de Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) voort dat de interesten en forfaitaire vergoedingen in hoofde van de schuldenaar in kosten moeten worden genomen vanaf de eerste dag na de vervaldag van de betaling.
De schuldeiser daarentegen mag opbrengsten niet in zijn boekhouding opnemen als
de effectieve inning ervan onzeker is. Verwijzend naar de principes van de
voorzichtigheidslogica adviseert de CBN dan ook dat de schuldeiser de bedragen
verschuldigd wegens betalingsachterstand niet automatisch in opbrengst opneemt.
De bedragen mogen slechts in resultaat worden genomen vanaf het ogenblik waarop
op basis van de vereisten van voorzichtigheid, eerlijkheid en goede trouw
hun effectieve inning zeker is.
Op het ogenblik dat ze geboekt worden, moet de schuldeiser de interestvordering
boeken op rekening 400 Handelsdebiteuren, met als tegenboeking een
inresultaatname op rekening 75126 - Opbrengsten uit vlottende activa of 769 -
Andere niet-recurrente financiële opbrengsten.
Kredietbeperkingstoeslag
De kredietbeperkingstoeslag is een bijzondere manier om laattijdige betalingen
te ontraden. Het gaat om een toeslag die, in uitvoering van een contract, door
de schuldenaar verschuldigd is als deze een factuur betaalt na een bepaalde
datum. Het bijzondere aan deze formule is dat de datum vanaf wanneer de toeslag
verschuldigd is, niet noodzakelijk overeenstemt met de eindvervaldag van de
betaling. Die datum kan bijvoorbeeld vroeger vallen om de schuldenaar aan te
sporen om snel te betalen.
Het boekhoudkundige probleem is dat een dergelijke kredietbeperkingstoeslag over het algemeen inbegrepen is in het totaalbedrag van de factuur.
De CBN onderscheidt dan ook twee gevallen:
1. de vervaldag van de
kredietbeperkingstoeslag en de uiterste betaaldatum vallen samen;
2. de
vervaldag van de kredietbeperkingstoeslag komt vóór de uiterste betaaldatum.
Als de data samenvallen, moet de kredietbeperkingstoeslag gelijkgesteld worden met de forfaitaire vergoedingen voor betalingsachterstand (zoals hierboven uiteengezet). Dat betekent dat op het moment dat de factuur wordt opgesteld (door de leverancier), of wordt ontvangen (door de klant), enkel het bedrag van het verkochte of verkregen goed moet worden opgenomen in de boekhouding van de ondernemingen. De kredietbeperkingstoeslag moet dus maar in de boekhouding opgenomen worden als er te laat betaald wordt en de toeslag betaald moet worden.
Valt de vervaldatum van de kredietbeperkingstoeslag vóór de effectieve
betaaldatum, dan is de boekhoudkundige verwerking van de
kredietbeperkingstoeslag dezelfde als die van een financiële korting. Bij
ontvangst van de factuur moet de klant het totaalbedrag, zoals vermeld op de
factuur, in de boekhouding opnemen. Betaalt de klant vóór de vervaldatum van de
kredietbeperkingstoeslag, dan moet de leverancier een kost boeken op rekening
657 tot 658 Diverse financiële kosten en de klant een opbrengst op rekening
756 tot 759 Diverse financiële opbrengsten.