3 strategieën voor servicebedrijven om efficiënter te werken
Is het telkens weer een gevecht om uw planning rond te krijgen? Belt u zich suf om afspraken aan te passen of deadlines te verschuiven? Kortom: is uw agenda uw grootste vijand? Dan verliest u niet alleen veel tijd, u maakt bovendien geen al te beste indruk bij uw klanten.
Uw planning is uw belangrijkste werkinstrument. Een goed beheerde agenda is noodzakelijk om het overzicht te bewaren over uw opdrachten en uw personeel efficiënt aan te sturen. Om zijn planning vlot af te werken moet elke medewerker beschikken over een agenda waarin elke job zo gedetailleerd mogelijk staat uitgelegd. Deze zaken mogen niet ontbreken:
locatie
taak
historiek klant
benodigd materiaal
contractvoorwaarden
route
...
2. Communiceer helder met uw klanten
Afspraken maken, facturen en betalingen opvolgen, contracten opstellen, ? Efficiënt communiceren met uw klanten, of dat nu bedrijven of consumenten zijn, vraagt best wel wat van uw organisatie. Maar zoals het spreekwoord zegt: goede afspraken maken goede vrienden. Wees helder, duidelijk en proactief.
De telefoon is al lang niet meer het enige communicatiemiddel om uw klanten te spreken. E-mail, sociale media, sms, WhatsApp, ... : de technologie is er, maak er dan ook gebruik van. Maar ook hier komt de klant op de eerste plaats. Respecteer zijn of haar voorkeur.
3. Digitaliseer uw administratie
Offertes, facturen, werkbonnen, contracten, ... : lijkt uw service- of installatiebedrijf soms meer op een papierwinkel? Dit is wat u wint door uw administratie te digitaliseren:
van offerte naar factuur met minimale manuele tussenkomst
software lost de meest hardnekkige logistieke problemen op
planningen worden automatisch opgesteld per medewerker
u gaat van een veelheid aan documenttypes naar één universeel digitaal formaat
stock en artikelbeheer verlopen grotendeel automatisch
administratieve fouten en onduidelijkheden worden tot een minimum beperkt
Automatisering leidt tot efficiëntere bedrijfsprocessen
Efficiënt werken begint bij de juiste software. Want: hoe meer processen u kunt digitaliseren, hoe meer u kunt automatiseren, en hoe meer tijd u wint. En die kunt u dan weer gebruiken om de kwaliteit van uw service te verbeteren.